1. שאלת השגת תגובה חיובית מהשותף למשא ומתן
האם זה חשוב?
זה בהחלט הכרחי להשקיע מאמצים רבים כדי לשאול ולתקשר באופן רציף עם היריב שלך כדי לתת מענה חיובי, ולבסוף להדריך אותם לתת מענה חיובי להצעות העיקריות שלך. בדרך כלל, כאשר מתקשרים עם יריבים, רק מי שמועיל לעצמו יענה "כן" בשמחה. לכן, לפני שמתחילים במצב תקשורת, מומלץ לשקול היטב את התנאים שאתה מקווה שהצד השני יקבל ומה התועלת שזה יביא לו. נסה להשתמש ב"האם חשוב ש...?" או "האם זה מועיל אם...?" מבלי לקבל את אישורם, אז לא קשה לאשר את הצעתך.
2. עשה ויתורים הולמים
ההשוואה הכי טובה שאנחנו יכולים לעשות היא
הדוגמה הנפוצה ביותר לוויתורים הדדיים בין גורמי תקשורת היא מיקוח. הקונה רצה שהמוכר יוריד את המחיר ב-150 יואן, אבל המוכר רצה רק להוריד את המחיר ב-50 יואן. לאחר תקופה של מיקוח, שני הצדדים סוף סוף הורידו את המחיר ב-100 יואן. לא משנה כמה אגרסיבי יריבך עשוי להיות, עליך לעשות ויתור סופי: "הפשרה הטובה ביותר שאנו יכולים לעשות היא..." או "זהו המחיר הנמוך ביותר האפשרי". אז תישאר איתן, אחרת אם תתפשר יותר מדי, תפסיד משהו.
3. אל תקבל החלטות נמהרות
בבקשה תן לי לחשוב על זה
בקניון אנו מעריכים אשראי. ברגע שאנחנו מבטיחים משהו למישהו, אנחנו צריכים לסגת, מה שיכול ליצור רושם שלילי. לכן, לפני קבלת החלטה, חשוב לשקול אותה היטב. אם אתם דנים במשהו עם לקוח שלא ניתן להחליט עליו, למה שלא תבקשו ממנו לתת לכם קצת זמן "בבקשה תן לי לחשוב על זה" או "האם זה יהיה בסדר לתת לך תשובה מחר?" זכרו, החלטות נמהרות מובילות לרוב לתוצאות חמורות!
4. כאשר אינך יכול להבין מה האדם השני אומר, הקפד לבקש ממנו לחזור על כך
אכפת לך לחזור על זה?
אנגלית היא לא שפת האם שלנו, אז זה טבעי לא להבין. אם אתה לא יכול להבין ולהעמיד פנים שאתה מבין, זה מזיק. לא קשה לבקש ממישהו לחזור או להבהיר קצת יותר, פשוט תגיד "האם אכפת לך לחזור על זה?"? "אכפת לך לחזור על זה שוב? אני מאמין שהאדם השני לא רק יגיד את זה שוב, אלא גם יאט קצת. אם אתה עדיין לא מבין, אז אתה עדיין צריך להשתמש בשיטה הישנה הזו: 'תוכל להסביר את זה יותר מדויק?'"
5. טיפים לאמירת "לא"
- לא אבל
בתקשורת עסקית, כאשר הגיע הזמן לסרב, עליך לומר בתקיפות "לא". והשתמש ב-"זה קשה" או "כן, אבל..." באופן עוקף כדי להימנע מכך, מה שיגרום לצד השני להרגיש שלא הסכמת מספיק ישירות, במקום לסרב בנימוס. אם אתה אומר "לא, אבל...", נוח לדעת בבירור שסירבת, אבל נראה שאתה עדיין יכול לדבר. בשלב זה, אתה נמצא בעמדה נוחה לתקשורת מכיוון שכבר השתמשת ב"לא" כדי לרסן את הצד השני.
6. אל תאיץ ביריבים לקבל החלטות
- תפסיק לשאול "החלטת?"
כאשר השותף לתקשורת שלך צריך זמן לשקול תוכנית, אל תמשיך להאיץ בו "האם החלטת?" כך, אתה לא רק מפריע להם בחשיבה, אלא גם עלול להכעיס אותם. ייתכן שההסכם האפשרי שניתן היה להגיע אליו נהרס.
7. שתיקה היא זהב
- שתיקה שווה זהב
שתיקה היא התגובה החזקה ביותר כאשר מתמודדים עם הצעה בלתי מתקבלת על הדעת מהצד השני. הלחץ שסוג זה של אדישות מביא על יריבים מתקשרים גדול בהרבה מאשר לשפוך עליהם דלי מים קרים. רשום את ההסכמות שהושגו בזה אחר זה - נרשום את הפריטים המוסכמים. כדי למנוע מחלוקות או משא ומתן מחודש במהלך החתימה, יש לרשום את הפריטים שסוכמו במהלך המשא ומתן ולהפיץ אותם בתום הפגישה. לכן, כאשר מגיעים להסכמה, זכרו להזכיר לצד השני "בואו נרשמים את הפריטים המוסכמים".
8. די בהתרברבות מוגזמת כדי להרוס דברים
אל תעלה!
לעתים קרובות מנהלי משא ומתן מגזימים בצורה מוגזמת ושקרית לעמיתיהם במשא ומתן כדי להגיע להסכמה. מצב זה נפוץ במיוחד בעת קידום מוצרים לאחרים. לקוחות שרוכשים מוצרים עקב הקשבה להתפארות שלך, וכתוצאה מכך הפסדים, עלולים שלא להתעסק איתך יותר; ברצינות, אני חושש שאתבע אותך על הונאה, זה לא שווה את זה! אז כשמבטיחים הבטחות כמו "אנחנו יכולים לתת לך ערבות של 100 שנים" לאחרים, עדיף לשקול אותן קודם.
9. אל תבזבזו זמן בתקשורת עם יריבים
- אז אני אסיע אותך לשדה התעופה לטיסה שלך בשעה 7:00
לפני שמתחילים בתקשורת, כדאי לדעת מראש את מסלול הטיול של שותף התקשורת ולנסות לשתף פעולה עד כמה שניתן. לאחר שדיברתם על כל הפרטים עם הלקוח, אתם אומרים להם, "אקבל את סוג החוזה הסודי שלי שתוכל לחתום עליו מיד, ואז אני אסיע אותך לשדה התעופה לטיסה שלך בשעה 7:{{ 1}}." אני אבקש מהמזכירה שלי להקליד מיד את החוזה כדי שתוכל לחתום, ואז אני אסיע אותך לשדה התעופה כדי לתפוס את הטיסה בשעה שבע. אני מאמין שהוא יעריך את ההתחשבות שלך ויאמץ גישה שיתופית.
10. השג את המטרה ועזוב מיד
אני שמח שפגשתי אותך, מר לי
אם הושג הסכם ואתה עדיין מתעכב, קיימות שתי סכנות: תקשורת עם יריבך כדי לשנות את דעתו; או שאתה יכול להיות עצלן מכדי לבחור את המילים שלך ולומר את הדבר הלא נכון. לכן, ברגע שהדיון יסתיים, אני שמח שפגשתי אותך, מר לי.
11. תקשר בביטחון
אתה יכול לשאול אותי כל שאלה
כל מי שמוכן לתקשר מקווה שמקבילו לתקשורת הוא דמות מרכזית. הדרך הישירה ביותר לגרום ליריב שלך לחשוב שאתה מקבל החלטות היא לומר לו "אתה יכול לשאול אותי כל שאלה". (אתה יכול לשאול אותי כל שאלה). לכן, בכל מצב תקשורת יש להיות מלא בביטחון.
12. להכיר במומחיות וביכולות של מתנגדי תקשורת
אני יודע שאתה טוב בזה
כולם מתגאים בכישרונותיהם. אני יודע שאתה טוב בטיפול במצבים קשים, ואני מאמין שאני יכול לסמוך עליך.
13. בנימה חיובית, דנו בסוגיות של היריב
- אני מאמין שהמומחים שלנו יכולים לתת לך עצות מועילות לבעיה בחברה שלך
כאשר יריב נאבק בבעיה ובמקרה אתה יכול לעזור לו, משפט כמו "אני מאמין שהמומחים שלנו יכולים לתת לך עצות מועילות לבעיה בחברה שלך". בוודאי ינחם אותם ומיד יפגין גישה שיתופית, וכישורי התקשורת שלך יגדלו מאוד.
14. לחשוף בכוונה חדשות רעות
חדשות רעות, אני חושש
כדי לחשוף חדשות רעות לאחרים, זה גם דורש מיומנות מסוימת. לפני שהם מכריזים על הציונים שלהם, המורים תמיד חושפים כמה אנשים נכשלו, כדי להכין מראש תלמידים שלא עשו ביצועים טובים מבחינה נפשית. באופן דומה, כאשר חושפים עליות מחירים או חדשות רעות אחרות ללקוחות, האמירה שלהם "חדשות רעות, אני חושש שזה חדשות רעות" יכולה להיות גם היא אותה השפעה. כשאנשים מוכנים נפשית שמשהו יקרה מראש, תמיד קל יותר לקבל אותו.
15. הדגש את אותו מצב עבור שני הצדדים בתקשורת
גם העלויות שלנו עולות בהרבה
אחת הטכניקות לשכנוע ותקשורת יריבים היא להדגיש את הדמיון בין שני הצדדים, ליצור תחושת הזדהות ובסופו של דבר להגיע להסכמה. הסיבה הנפוצה ביותר לכך שמוכר אומר ללקוח נאמן להעלות מחיר היא "גם העלויות שלנו עולות בהרבה", כדי לגרום ללקוח להרגיש שהמתחרה שלו עומד בפני עליית מחירים כמוהו. בשלב זה, אם הקונה אינו מוכן יותר, הוא יכול לקבל רק את התוצאה הבלתי נמנעת של עליית המחיר.
16. הפעל לחץ קל על יריבים למשא ומתן
המחיר המיוחד ייכנס לתוקף עד ה-30 במאי
על מנת להניע את המתנגד למשא ומתן לקבל החלטה בהקדם האפשרי, הפעלת לחץ קל היא לעתים אמצעי שכדאי לשקול. לדוגמה, מוכרים חכמים יודעים שקביעת "דדליין" יכולה לעורר קונים שבמקור לא רצו או היססו לבצע רכישה. משפט כמו "אלא אם תזמינו בפברואר, לא נוכל לספק באפריל". או "המחיר המיוחד ייכנס לתוקף עד 30 מג'." יכול לגרום לקונים פוטנציאליים לחשב במהירות במוחם!
17. שמרו על הפנים בעת תקשורת עם יריבים
- הדעות שלך רושמות חיץ ניהול משלי
הדרך הטובה ביותר להיכשל לחלוטין בתקשורת היא לגרום למתקשר שלך לאבד פנים. אבל זו לא צריכה להיות התוצאה שאתה רוצה, נכון? כי כך התקשורת לא רק מתקלקלת, אלא גם מושכת טינה מצד היריבים. למרות שהנחית מכה קשה ליריבך, הפכת גם למתקשר כושל. לכן, כאשר תשאול את הצד השני, הקפד להפנות את האצבע לעניין עצמו, ולא ליריב: "הדעות שלך שונות משלי בניהול". לפעמים, אתה יכול אפילו לייחס אחריות לצד שלישי שאינו נוכח, במקום לדחוף אותה ישירות ליריב המתקשר: "בטח מישהו נתן לך מידע שגוי". אמירות כאלה יכולות להנחות את הצד השני לתקן את דעותיו מבלי להכעיס אותו ולגרום לו לעזוב.
18. סידור נכון של סידורי הפגישה
אני רוצה לקבוע פגישה עם מר לי
כאשר אתם מתכננים לבקר לקוחות בנסיעת עסקים לחו"ל, תחילה עליכם להודיע להם במכתב. לפני היציאה לחו"ל, אשר את תאריך ומטרת הביקור עם הצד השני באמצעות טלקס או טלפון. אם מדובר בביקור של הרגע האחרון, כדאי גם לארגן זאת דרך המזכירה של הצד השני ולהגיד לה: "אני רוצה לקבוע פגישה עם מר לי". זה יכין את הצד השני לביקור שלך וייתן לו את מצב הרוח לנהל איתך משא ומתן.
19. הביעו רצון טוב וברוכים הבאים ליריב המתקשר
- אני אסדר הכל
אם התקשורת יזומה על ידך, מתן כל הנוחות ליריב יכול לגרום לתקשורת להתחיל באווירה ידידותית והרמונית. במיוחד כששותף לתקשורת שלך מגיע ממרחק רב, אתה מודיע לו בחום, "אני אסדר הכל". זה לא רק מראה את הכנות שלך, אלא גם מאפשר להם להתמקד בתקשורת איתך מבלי לדאוג לעניינים טריוויאליים כמו אוכל ולינה.
20. הקפידו על כללי התנהגות
- תשיג את עצמך!
בעת תקשורת, עדיין יש צורך להקפיד על כללי ההתנהגות הרגילים ולשמור על נימוסים טובים, מה שיכול להגביר את החסד של אנשים כלפיך ולשפר את יעילות התקשורת שלך. בנוסף, די בתנוחת ישיבה לקויה והסתכלות ימינה ושמאלה בזמן שהיריב מדבר כדי ליצור רושם שלילי על הגוף ולהפחית את העניין במשא ומתן איתך.
21. להכיר בזמן בטעויות של עצמך
זו אשמתי
אם בבירור עשית טעות וגרמת נזק משמעותי או מינורי לאחרים, התנצלות "אני מצטער. זו אשמתי". (סליחה, זו אשמתי.) בדרך כלל זוכה לסליחה מהאדם השני. גם אם הם ממש מוטרדים, זה יכול לפחות להקל מעט על הרגשות שלהם. תירוצים חסרי משמעות יכולים רק להוסיף שמן למדורה ולהסלים את המצב.
22. התלונה אינה בלתי סבירה
- יש לי תלונה להגיש
התלוננות על משהו בנימה כועסת עשויה להיות לא מועיל ועלול להיות לא מועיל. המלצר הגיש את המנה הלא נכונה, מלצרית המלון שכחה לסדר את החדר שלך, והסחורה שנמסרה לא הייתה הפריטים שצוינו בהזמנתך, וזה באמת מצער. אבל לכעוס לא פותר את הבעיה. עדיף לומר ברוגע ובתקיפות לאדם השני "יש לי תלונה להגיש". ואז לספר להם מה קרה.
23. המידע חייב להיות מהותי ומלא
יש לנו חוברת באנגלית
פריטים ספציפיים בדרך כלל משכנעים יותר מתיאורים מילוליים. כשלקוחות שומעים אותך אומר "יש לנו חוברת באנגלית". או "אנא קח את זה כדוגמה", הם בהחלט יגבירו את העניין וישאלו אותך שאלות רבות הקשורות למוצר. אם תאסוף מידע מקיף באופן קבוע, תוכל לענות על כל שאלה. זה מאוד מועיל לתקשורת עסקית.
24. להקל על האווירה המתוחה
מה עם הפסקה?
כאשר פגישה נעשית משעממת ומתוחה עקב היותה ממושכת, עיסוק בקיפאון חסר משמעות אינו יכול להשיג תוצאות משביעות רצון. אם אתה יכול לשאול "מה דעתך על הפסקה?" מבלי להפריע לצד השני, הם יקבלו זאת בשמחה והאווירה המתוחה תיפתר מיד. כשתחזרו לשולחן הפגישות, תוכלו להמשיך לתקשר עם חשיבה ברורה.
25. היה מארח מתחשב
ניתן להשתמש בציוד המשרדי שלנו במידת הצורך
במידה ותקשורת מתקיימת בחברה שלכם, בנוסף על מתן מקום נוח לשותף התקשורת, כדאי לנסות גם לשתף פעולה איתם ולהעניק להם שירותים וציוד המועילים לתקשורת. למשל, לומר לו בביטחון "אתה יכול להשתמש בציוד המשרדי שלנו במידת הצורך". (במידת הצורך, תוכל להשתמש בציוד המשרדי שלנו.) סיוע ליריבים במדידה מדויקת של תוכן תקשורת עשוי גם להביא לתוצאות מועילות ביותר עבור עצמך.
26. בירור לגבי דעות הצד השני
מה דעתך?
כולם מקווים שדעותיו מוערכות. כשאתה מתקשר עם אחרים, בנוסף להבעת המחשבות שלך, אתה תמיד יכול להוסיף "מהי דעתך?" או "אני רוצה לשמוע את דעתך על הבעיה." זה לא רק גורם לאדם האחר להרגיש מוערך, אלא גם עוזר לך להגיע להסכמה בהדרגה באמצעות חילופי רעיונות.
27. לנסח בצורה ברורה את מחשבותיו והחלטותיו
אני חושב שאני צריך לקרוא לעורך דין
אם אינכם מסוגלים לבטא את מחשבותיכם בפירוט בסיטואציה של תקשורת, לא רק שזה יגרום לצד השני להרגיש מבולבל, אלא שזה גם עלול לגרום לו לחשוב שאין לכם הבנה של המצב בפועל ולאבד עניין לתקשר אתכם. תארו לעצמכם אם הייתם מתארים תאונת דרכים למשטרה ולא הייתם יכולים להזכיר להם "יש לי זכות קדימה" או "אני חושב שאני צריך להתקשר לעורך דין". ייתכן שסבלת אובדן גדול בגלל זה. ישנם מצבים רבים הדורשים מידע מפורט, כגון תיאור מחלתך לרופא, הסבר לספר את התסרוקת הרצויה, הסבר ללקוח על מאפייני המוצר וכו'. שימו לב יותר לאופן שבו אנשים בריטים ואמריקאים מגיבים לכאלה. מצבים, והאנגלית שלך בתחום זה בהחלט תתקדם מאוד!
28. זהה את עיקר הבעיה
מה זרעים להיות הצרה?
לכל קונפליקט או אי הבנה יש סיבות בסיסיות. מדוע הלקוח הנאמן שלך לא מבצע הזמנה בחברה שלך הפעם? מדוע הצד השני לא יכול לעמוד בדרישות שלך? כאשר מצב זה מתרחש, חשוב לחקור באופן אקטיבי את הסיבות באופן מיידי. שואל את האדם השני "מה זרעים להיות הצרה?" או לשאול "האם יש משהו שצריך את תשומת הלב שלנו?" שניהם יכולים להביע את הדאגה שלך מהמצב. הכרת עיקר הבעיה היא המפתח לתקשורת.
29. יש את הכנות לפתור בעיות
בבקשה ספר לי על זה
כאשר לקוח מתלונן בפניך, מה שאתה צריך לעשות הוא לנסות לפייס אותו. הדרך הטובה ביותר היא להראות דאגה וכנות בפתרון תלונותיו. האמירה שלך "אנא ספר לי על זה" או "אני מצטער על טעותי ומבטיח לך שאקפיד על זהירות רבה בביצוע העבודה" גורמת לצד השני להרגיש אחריות ותחזיר בך את האמון.
30. ספק הצעות בזמן
אנו נשלח לך תחליף מיד
כאשר כבר נגרמו הפסדים, הצעת אמצעי תיקון בזמן יכולה לעתים קרובות למנוע מהתקשורת להיתקע ואף להגיע להסכם משביע רצון. למשל, אם הסחורה שאתה מספק ללקוח אכן אינה כפי שצוין בהזמנה, ואתה יכול להבטיח לו מיד ש"נשלח לך תחליף מיד". או תגיד להם ש"נוכל להתאים את המחיר בשבילך אם תשאיר את החומר". (אם תשמור את אצווה החומרים הזו, נוכל להתאים את המחיר עבורך), אז החששות של הלקוח בהחלט יפחתו בחצי מיד והם מוכנים לשקול את הצעתך.
